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Condizioni di Trattamento dei Dati

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Ultimo aggiornamento: 1 luglio 2026

 

1. Informazioni sulle presenti condizioni

 

Le presenti Condizioni di Trattamento dei Dati costituiscono parte delle Condizioni Quadro per il Cliente tra nuaxia Limited e il Cliente.

 

Esse si applicano solo quando nuaxia tratta Dati Personali del Cliente:

  • in qualità di responsabile del trattamento per conto del Cliente o di un Cliente Finale; oppure

  • in qualità di sub-responsabile del trattamento quando il Cliente agisce esso stesso in qualità di responsabile del trattamento.

 

Le presenti condizioni si applicano automaticamente a tale trattamento, salvo che le parti concordino espressamente per iscritto condizioni di trattamento dei dati diverse.

 

2. Quando nuaxia agisce in qualità di titolare del trattamento

 

nuaxia agisce ordinariamente in qualità di titolare del trattamento autonomo quando determina perché i dati personali sono raccolti o utilizzati e i mezzi essenziali di tale trattamento.

 

Ciò può includere trattamenti connessi a:

  • il mantenimento e lo sviluppo dei propri database di nuaxia relativi a professionisti sanitari, organizzazioni sanitarie e altri contatti professionali;

  • la verifica di identità, qualifiche, ruoli, luoghi di lavoro e idoneità professionali;

  • il mantenimento dei profili dei Partecipanti e degli storici di relazione;

  • l'individuazione e la decisione di chi invitare a sondaggi, attività formative e altri impegni;

  • la gestione delle comunicazioni e delle relazioni con i Partecipanti;

  • l'amministrazione degli account dei Partecipanti e delle indennità;

  • la prevenzione di frodi, duplicazioni, usi impropri e incidenti di sicurezza;

  • il mantenimento delle registrazioni di qualità, conformità e attività;

  • la gestione del proprio sito web, avvisi, applicazioni e servizi di nuaxia; e

  • l'adempimento dei propri obblighi legali, regolamentari, di farmacovigilanza e professionali di nuaxia.

 

I dati personali trattati da nuaxia in qualità di titolare del trattamento autonomo sono disciplinati dall'Informativa sulla Privacy di nuaxia e dalle Leggi sulla Protezione dei Dati applicabili, non dalle presenti Condizioni di Trattamento dei Dati.

 

Il fatto che nuaxia detenga o tratti informazioni in relazione a un progetto del Cliente non determina di per sé se nuaxia sia titolare del trattamento o responsabile del trattamento. Ciascuna attività di trattamento sarà valutata in base ai ruoli effettivi delle parti.

 

3. Quando nuaxia agisce in qualità di responsabile del trattamento

 

nuaxia agisce in qualità di responsabile del trattamento o sub-responsabile del trattamento solo quando tratta dati personali per conto, e su istruzioni documentate, del Cliente o di un Cliente Finale.

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Ciò può verificarsi, ad esempio, quando:

  • il Cliente fornisce un elenco di contatti da utilizzare esclusivamente nel progetto del Cliente;

  • nuaxia ospita o tratta dati identificabili controllati dal Cliente;

  • il Cliente fornisce dati identificabili a fini di analisi, validazione o rendicontazione;

  • nuaxia tratta informazioni sul personale del Cliente o del Cliente Finale per fornire un servizio specifico del Cliente; oppure

  • un'agenzia nomina nuaxia come sub-responsabile del trattamento per conto di un Cliente Finale.

 

Qualora nuaxia agisca in qualità di responsabile del trattamento per un'attività e in qualità di titolare del trattamento autonomo per un'altra, le presenti condizioni si applicano solo all'attività di responsabile del trattamento.

 

4. Definizioni

 

Nelle presenti condizioni:

  • Dati Personali del Cliente indica i dati personali trattati da nuaxia in qualità di responsabile del trattamento o sub-responsabile del trattamento ai sensi del Contratto.

  • Essi non includono i dati personali per i quali nuaxia agisce in qualità di titolare del trattamento autonomo.

  • Leggi sulla Protezione dei Dati indica tutte le leggi in materia di protezione dei dati e riservatezza applicabili al relativo trattamento, incluso il GDPR del Regno Unito, il Data Protection Act 2018 e successive modifiche, il GDPR dell'UE ove applicabile e qualsiasi normativa che li sostituisca o integri.

  • Violazione dei Dati Personali indica una violazione della sicurezza che comporta la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata di Dati Personali del Cliente o l'accesso agli stessi in modo accidentale o illecito.

  • Sub-responsabile del trattamento indica un'altra organizzazione nominata da nuaxia per trattare i Dati Personali del Cliente.

  • I termini titolare del trattamento, responsabile del trattamento, dati personali, trattamento, interessato e categorie particolari di dati hanno il significato ad essi attribuito ai sensi delle Leggi sulla Protezione dei Dati applicabili.

  • Altri termini in maiuscolo hanno il significato indicato nelle Condizioni Quadro per il Cliente.

 

5. Descrizione predefinita del trattamento

 

Salvo che la Proposta disponga espressamente diversamente, la seguente descrizione si applica ogniqualvolta nuaxia tratti Dati Personali del Cliente in qualità di responsabile del trattamento o sub-responsabile del trattamento.

 

5.1 Oggetto

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L'oggetto del trattamento è la fornitura dei Servizi descritti nella Proposta ove tali Servizi comportino Dati Personali del Cliente.

 

5.2 Durata

 

Il trattamento proseguirà per:

  • la durata dei relativi Servizi;

  • qualsiasi periodo ragionevolmente necessario per completare i Servizi;

  • qualsiasi periodo di conservazione concordato; e

  • il tempo ragionevolmente necessario per restituire, cancellare o rimuovere in modo sicuro i Dati Personali del Cliente dai sistemi di backup di routine.

 

5.3 Natura del trattamento

 

Il trattamento può includere:

  • ricezione e raccolta;

  • registrazione e organizzazione;

  • archiviazione e accesso;

  • revisione e validazione;

  • adattamento e strutturazione;

  • analisi e rendicontazione;

  • trasmissione e messa a disposizione di destinatari autorizzati;

  • limitazione e messa in sicurezza;

  • restituzione; e

  • cancellazione o anonimizzazione dei Dati Personali del Cliente.

 

nuaxia effettuerà solo le operazioni di trattamento ragionevolmente necessarie per fornire i Servizi e rispettare le istruzioni documentate del Cliente.

 

5.4 Finalità

 

La finalità del trattamento è fornire i Servizi descritti nella Proposta e rispettare le istruzioni documentate lecite relative a tali Servizi.

 

5.5 Tipi di dati personali

 

I Dati Personali del Cliente possono includere:

  • nomi e dati di contatto;

  • informazioni occupazionali e professionali;

  • qualifiche lavorative, ruoli, qualifiche e affiliazioni organizzative;

  • identificatori professionali;

  • informazioni di sondaggi, interviste, ricerche o consultazioni;

  • informazioni di account, portale e utilizzo dei servizi;

  • informazioni di corrispondenza e di amministrazione del progetto; e

  • altri dati personali forniti dal Cliente o per suo conto per i Servizi concordati.

 

nuaxia non tratterà categorie particolari di dati o dati relativi a condanne penali in qualità di responsabile del trattamento, salvo che tale trattamento sia espressamente concordato nella Proposta o in altre istruzioni documentate.

 

5.6 Categorie di interessati

 

Le persone interessate possono includere:

  • dipendenti e rappresentanti del Cliente e del Cliente Finale;

  • contatti professionali individuati o forniti dal Cliente;

  • clienti, fornitori, consulenti o appaltatori del Cliente o del Cliente Finale;

  • rispondenti a sondaggi, ricerche o interviste le cui informazioni sono fornite o controllate dal Cliente; e

  • altre persone individuate nei Materiali del Cliente.

 

5.7 Variazioni

​

La Proposta o altre istruzioni scritte di progetto concordate possono integrare o variare questa descrizione predefinita ove i Servizi comportino un trattamento diverso o aggiuntivo.

 

Se non è registrata alcuna variazione, si applica la descrizione predefinita di cui alla presente clausola.

 

6. Responsabilità e diritti del Cliente

 

Il Cliente è responsabile di garantire che:

  • esso, o il relativo Cliente Finale, sia legittimato ad agire in qualità di titolare del trattamento dei Dati Personali del Cliente;

  • il trattamento abbia una base giuridica;

  • sia soddisfatta qualsiasi condizione richiesta per il trattamento di categorie particolari di dati o di dati relativi a condanne penali;

  • siano state fornite tutte le informazioni sulla privacy richieste;

  • i Dati Personali del Cliente siano stati raccolti e divulgati lecitamente;

  • le sue istruzioni siano conformi alle Leggi sulla Protezione dei Dati;

  • i Dati Personali del Cliente siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto ragionevolmente necessario;

  • i Dati Personali del Cliente siano ragionevolmente esatti e aggiornati; e

  • esso sia autorizzato a impartire istruzioni per conto di qualsiasi Cliente Finale.

 

Il Cliente ha il diritto di:

  • impartire istruzioni documentate lecite relative al trattamento;

  • ricevere informazioni ragionevoli che dimostrino la conformità di nuaxia alle presenti condizioni;

  • richiedere la restituzione o la cancellazione dei Dati Personali del Cliente al termine dei relativi Servizi; e

  • esercitare i diritti di audit di seguito indicati.

 

Qualora il Cliente agisca per un Cliente Finale, il Cliente conferma che:

  • esso ha l'autorità di nominare nuaxia;

  • è stata ottenuta qualsiasi approvazione necessaria per nominare nuaxia come sub-responsabile del trattamento;

  • esso è autorizzato a impartire istruzioni per conto del Cliente Finale; e

  • esso comunicherà le istruzioni del Cliente Finale in modo accurato.

 

Il Cliente non deve istruire nuaxia a trattare dati personali in un modo che violerebbe le Leggi sulla Protezione dei Dati.

 

7. Istruzioni di trattamento

 

nuaxia tratterà i Dati Personali del Cliente solo:

  • secondo le istruzioni documentate del Cliente;

  • nella misura ragionevolmente necessaria per fornire i Servizi;

  • nella misura consentita dal Contratto; oppure

  • ove richiesto dalla legge applicabile.

 

Le istruzioni documentate possono essere contenute in:

  • le Condizioni Quadro per il Cliente;

  • le presenti Condizioni di Trattamento dei Dati;

  • la Proposta;

  • materiali di progetto approvati;

  • una richiesta di modifica concordata; oppure

  • comunicazioni scritte di un rappresentante autorizzato del Cliente.

 

Qualora nuaxia ritenga ragionevolmente che un'istruzione violi le Leggi sulla Protezione dei Dati, nuaxia ne informerà il Cliente e potrà sospendere il trattamento interessato finché l'istruzione non sia chiarita, modificata o ritirata.

 

Qualora la legge applicabile imponga a nuaxia di trattare i Dati Personali del Cliente diversamente dalle istruzioni del Cliente, nuaxia ne informerà il Cliente prima di farlo, salvo che la legge vieti tale notifica.

 

8. Riservatezza e accesso

 

nuaxia garantirà che le persone autorizzate a trattare i Dati Personali del Cliente:

  • siano soggette ad appropriati obblighi di riservatezza;

  • ricevano l'accesso solo ove ragionevolmente necessario per il loro ruolo;

  • trattino le informazioni solo per i Servizi concordati e in conformità alle istruzioni autorizzate; e

  • ricevano un'adeguata formazione in materia di protezione dei dati e sicurezza.

 

nuaxia rimuoverà o modificherà l'accesso quando non è più necessario.

 

Tali obblighi di riservatezza permangono dopo che la persona interessata cessa di lavorare ai Servizi.

 

9. Sicurezza

 

nuaxia manterrà appropriate misure tecniche e organizzative per proteggere i Dati Personali del Cliente, tenendo conto di:

  • la natura, l'ambito, il contesto e le finalità del trattamento;

  • lo stato della tecnologia disponibile;

  • i costi di attuazione; e

  • la probabilità e la gravità dei rischi per le persone.

 

Le misure possono includere, ove appropriato:

  • requisiti di riservatezza e formazione del personale;

  • account individuali e controlli di accesso basati sui ruoli;

  • controlli delle password e autenticazione a più fattori;

  • trasmissione e archiviazione sicure;

  • cifratura ove appropriato;

  • protezione di sistemi, reti ed endpoint;

  • aggiornamenti di sicurezza e gestione delle vulnerabilità;

  • dispositivi di backup e ripristino;

  • procedure di rilevamento e risposta agli incidenti;

  • separazione logica di progetti e dati;

  • cancellazione e smaltimento sicuri; e

  • controlli appropriati sui Sub-responsabili del trattamento.

 

nuaxia può aggiornare le proprie misure di sicurezza ove la modifica non riduca in modo sostanziale il livello complessivo di protezione.

 

Il Cliente:

  • manterrà sicuri i propri account e le proprie credenziali;

  • limiterà l'accesso al personale autorizzato;

  • informerà nuaxia tempestivamente di un sospetto accesso non autorizzato;

  • utilizzerà i metodi sicuri concordati per trasmettere i Dati Personali del Cliente; e

  • rispetterà le ragionevoli istruzioni di sicurezza relative ai Servizi.

 

10. Sub-responsabili del trattamento

 

Il Cliente conferisce a nuaxia un'autorizzazione scritta generale a nominare Sub-responsabili del trattamento ove ragionevolmente necessario per fornire i Servizi.

nuaxia:

  • metterà a disposizione del Cliente, su richiesta o tramite un elenco online mantenuto aggiornato, informazioni sui Sub-responsabili del trattamento rilevanti che trattano Dati Personali del Cliente;

  • darà un ragionevole preavviso di un Sub-responsabile del trattamento rilevante nuovo o sostitutivo;

  • stipulerà termini scritti che obblighino il Sub-responsabile del trattamento a fornire garanzie di protezione dei dati sostanzialmente equivalenti ai requisiti pertinenti delle presenti condizioni; e

  • rimarrà responsabile dell'adempimento di tali obblighi da parte del Sub-responsabile del trattamento nella misura richiesta dalle Leggi sulla Protezione dei Dati.

 

Il Cliente può opporsi a un Sub-responsabile del trattamento proposto per motivi ragionevoli specificamente relativi alla protezione dei Dati Personali del Cliente.

 

Il Cliente deve sollevare un'obiezione tempestivamente dopo aver ricevuto il preavviso e illustrarne i motivi.

 

Le parti collaboreranno in buona fede per affrontare un'obiezione valida. Se non è disponibile alcuna soluzione ragionevole, ciascuna parte può risolvere la parte interessata dei Servizi.

 

nuaxia può effettuare un cambiamento urgente di Sub-responsabile del trattamento ove ragionevolmente necessario per affrontare un incidente di sicurezza, un guasto di un fornitore, un requisito legale o un altro rischio operativo rilevante. nuaxia informerà il Cliente non appena ragionevolmente possibile.

 

11. Trasferimenti internazionali

 

nuaxia non effettuerà un trasferimento internazionale soggetto a restrizioni di Dati Personali del Cliente, salvo che si applichi un meccanismo di trasferimento lecito o un'eccezione.

 

Ove richiesto, nuaxia utilizzerà garanzie appropriate, che possono includere:

  • regolamenti o decisioni di adeguatezza applicabili;

  • clausole contrattuali tipo approvate;

  • un accordo o addendum britannico di trasferimento internazionale approvato;

  • norme vincolanti d'impresa; oppure

  • un altro meccanismo di trasferimento lecito.

 

nuaxia richiederà ai Sub-responsabili del trattamento pertinenti di rispettare i requisiti applicabili in materia di trasferimento internazionale.

 

Salvo che la Proposta disponga espressamente diversamente, i Servizi non garantiscono che tutti i Dati Personali del Cliente rimarranno in un determinato Paese.

 

12. Richieste degli interessati

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Qualora nuaxia riceva una richiesta da un interessato relativa ai Dati Personali del Cliente, nuaxia:

  • informerà il Cliente senza ingiustificato ritardo;

  • fornirà i dettagli pertinenti disponibili; e

  • non risponderà nel merito, salvo che sia istruita dal Cliente o richiesto dalla legge.

 

Il Cliente rimane responsabile di:

  • verificare l'identità del richiedente;

  • determinare se la richiesta è valida;

  • decidere come rispondere; e

  • rispettare il termine legale applicabile.

 

Tenendo conto della natura del trattamento, nuaxia fornirà ragionevole assistenza per consentire al Cliente o al Cliente Finale di rispondere alla richiesta.

 

13. Assistenza alla conformità

 

Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a sua disposizione, nuaxia fornirà ragionevole assistenza in relazione agli obblighi del Cliente concernenti:

  • la sicurezza del trattamento;

  • i diritti degli interessati;

  • le Violazioni dei Dati Personali;

  • le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati;

  • le consultazioni con un'autorità di protezione dei dati; e

  • la dimostrazione della conformità alle Leggi sulla Protezione dei Dati.

 

Il Cliente deve fornire un ragionevole preavviso e informazioni sufficienti quando richiede assistenza.

 

nuaxia può addebitare ragionevoli Corrispettivi aggiuntivi quando una richiesta:

  • è insolitamente estesa;

  • esula dall'ambito ordinario dei Servizi;

  • richiede un rilevante lavoro di sviluppo tecnico o di recupero; oppure

  • deriva da istruzioni del Cliente incomplete, inesatte o modificate.

 

nuaxia informerà il Cliente di eventuali oneri aggiuntivi rilevanti prima di sostenerli, ove ragionevolmente possibile.

 

14. Violazioni dei Dati Personali

 

nuaxia informerà il Cliente senza ingiustificato ritardo dopo essere venuta a conoscenza di una Violazione dei Dati Personali che interessa Dati Personali del Cliente.

 

Nella misura in cui siano disponibili, nuaxia fornirà informazioni su:

  • la natura della violazione;

  • le categorie di Dati Personali del Cliente interessate;

  • le categorie e il numero approssimativo di persone e registrazioni interessate;

  • le probabili conseguenze;

  • le misure adottate o proposte per contenere, indagare e affrontare la violazione; e

  • un contatto appropriato per ulteriori informazioni.

 

Qualora non tutte le informazioni siano immediatamente disponibili, nuaxia potrà fornirle per fasi con il progredire dell'indagine.

 

nuaxia:

  • adotterà misure ragionevoli per contenere e indagare la violazione;

  • adotterà misure ragionevoli per mitigare i possibili effetti negativi;

  • conserverà le informazioni pertinenti; e

  • fornirà ragionevole cooperazione agli obblighi di valutazione e notifica del Cliente.

 

Il Cliente o il relativo Cliente Finale è responsabile di determinare se debba essere effettuata una notifica a:

  • un'autorità di protezione dei dati;

  • gli interessati coinvolti;

  • un altro regolatore;

  • uno sponsor del progetto; oppure

  • un altro terzo.

 

nuaxia non effettuerà una notifica che identifichi il Cliente o il Cliente Finale, salvo:

  • su istruzione del Cliente;

  • se concordato tra le parti; oppure

  • se richiesto dalla legge.

 

Una notifica di violazione non costituisce un'ammissione di responsabilità.

 

15. Informazioni sulla conformità e audit

 

Su ragionevole richiesta, nuaxia fornirà le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare la conformità alle presenti condizioni.

 

Ciò può includere:

  • informazioni di sicurezza pertinenti;

  • questionari di sicurezza compilati;

  • sintesi delle politiche;

  • informazioni sui Sub-responsabili del trattamento;

  • relazioni di assurance indipendenti disponibili; e

  • ragionevoli risposte scritte a domande sulla conformità.

 

Qualora tali informazioni siano ragionevolmente insufficienti, il Cliente può sottoporre ad audit la conformità di nuaxia alle presenti condizioni.

 

Salvo che un audit sia richiesto a seguito di una violazione rilevante o da un regolatore competente:

  • il Cliente deve fornire un ragionevole preavviso scritto;

  • non può essere condotto più di un audit in un periodo di 12 mesi;

  • l'audit deve svolgersi durante il normale orario lavorativo;

  • deve essere limitato al trattamento coperto dalle presenti condizioni;

  • deve ridurre al minimo l'interruzione delle operazioni di nuaxia; e

  • deve essere condotto da una persona adeguatamente qualificata soggetta a obblighi di riservatezza.

 

Un auditor non deve essere un concorrente diretto di nuaxia senza il previo consenso scritto di nuaxia.

 

Un audit non deve esporre:

  • dati personali o informazioni riservate di un altro cliente;

  • il codice sorgente di nuaxia;

  • materiale coperto da privilegio legale;

  • credenziali di sicurezza; oppure

  • informazioni dettagliate che creerebbero una vulnerabilità di sicurezza rilevante.

 

Il Cliente sosterrà i propri costi di audit e i ragionevoli costi di nuaxia per il supporto di un audit insolitamente esteso. nuaxia sosterrà i propri ragionevoli costi qualora l'audit individui una violazione rilevante delle presenti condizioni da parte di nuaxia.

 

Nulla nella presente clausola limita i poteri di un'autorità di protezione dei dati competente.

 

16. Restituzione e cancellazione

 

Al termine dei relativi Servizi, nuaxia, a scelta scritta del Cliente:

  • restituirà i Dati Personali del Cliente;

  • li cancellerà; oppure

  • ne restituirà una parte e cancellerà il resto,

salvo che la legge applicabile richieda una conservazione continuata.

 

Il Cliente deve fornire le proprie istruzioni di restituzione o cancellazione entro 30 giorni dal completamento o dalla risoluzione dei relativi Servizi.

 

Se il Cliente non fornisce istruzioni entro tale periodo, nuaxia può cancellare i Dati Personali del Cliente in conformità alle proprie ordinarie procedure di conservazione e cancellazione.

 

I Dati Personali del Cliente contenuti in backup sicuri possono rimanere fino alla loro cancellazione o sovrascrittura nell'ambito del normale ciclo di backup, a condizione che:

  • rimangano adeguatamente protetti;

  • non siano utilizzati per un'altra finalità; e

  • siano ripristinati solo ove ragionevolmente necessario per finalità di disaster recovery, sicurezza o legali.

 

La presente clausola non obbliga nuaxia a cancellare:

  • i dati personali per i quali nuaxia agisce in qualità di titolare del trattamento autonomo;

  • le informazioni la cui conservazione è richiesta dalla legge;

  • le informazioni irreversibilmente anonimizzate;

  • le informazioni statistiche che non identificano più una persona, un Cliente o un Cliente Finale; oppure

  • le informazioni che il Contratto consente separatamente a nuaxia di conservare.

 

17. Rapporto con le Condizioni Quadro per il Cliente

 

La responsabilità derivante dalle presenti Condizioni di Trattamento dei Dati è disciplinata dalle disposizioni sulla responsabilità contenute nelle Condizioni Quadro per il Cliente.

 

Nulla nelle presenti condizioni limita la responsabilità ove essa non possa essere limitata lecitamente.

 

In caso di conflitto concernente i Dati Personali del Cliente, si applica il seguente ordine di priorità:

  1. un accordo o strumento imperativo di trasferimento internazionale;

  2. eventuali condizioni di trattamento dei dati espressamente sottoscritte da entrambe le parti per i relativi Servizi;

  3. le presenti Condizioni di Trattamento dei Dati;

  4. la Proposta applicabile; e

  5. le Condizioni Quadro per il Cliente.

 

18. Durata

 

Le presenti Condizioni di Trattamento dei Dati si applicano finché nuaxia tratta Dati Personali del Cliente in qualità di responsabile del trattamento o sub-responsabile del trattamento ai sensi del Contratto.

 

Le disposizioni concernenti riservatezza, sicurezza, restituzione e cancellazione, audit e responsabilità permangono finché nuaxia conserva i relativi Dati Personali del Cliente.

 

Lingua

 

Il presente documento è stato tradotto dall’inglese. In caso di incongruenza o conflitto tra la presente versione tradotta e la versione in lingua inglese, prevarrà la versione in lingua inglese, salvo nella misura in cui la legge applicabile disponga diversamente.

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