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Condiciones de Tratamiento de Datos

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Última actualización: 1 de julio de 2026

 

1. Acerca de las presentes condiciones

 

Las presentes Condiciones de Tratamiento de Datos forman parte de las Condiciones Marco del Cliente entre nuaxia Limited y el Cliente.

 

Solo se aplican cuando nuaxia trata Datos Personales del Cliente:

  • en calidad de encargado del tratamiento por cuenta del Cliente o de un Cliente Final; o

  • en calidad de subencargado del tratamiento cuando el Cliente actúa a su vez en calidad de encargado del tratamiento.

 

Las presentes condiciones se aplican automáticamente a dicho tratamiento, salvo que las partes acuerden expresamente por escrito condiciones de tratamiento de datos distintas.

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2. Cuando nuaxia actúa en calidad de responsable del tratamiento

 

nuaxia actúa ordinariamente en calidad de responsable del tratamiento independiente cuando determina por qué se recogen o utilizan los datos personales y los medios esenciales de dicho tratamiento.

 

Esto puede incluir tratamientos relacionados con:

  • el mantenimiento y desarrollo de las propias bases de datos de nuaxia relativas a profesionales sanitarios, organizaciones sanitarias y otros contactos profesionales;

  • la verificación de la identidad, cualificaciones, funciones, lugares de trabajo y elegibilidad profesionales;

  • el mantenimiento de los perfiles de Participantes y de los historiales de relación;

  • la identificación y decisión de a quién invitar a encuestas, actividades formativas y otros compromisos;

  • la gestión de las comunicaciones y relaciones con los Participantes;

  • la administración de las cuentas de Participantes y de las gratificaciones;

  • la prevención del fraude, la duplicación, el uso indebido y los incidentes de seguridad;

  • el mantenimiento de los registros de calidad, cumplimiento y actividad;

  • la gestión del propio sitio web, alertas, aplicaciones y servicios de nuaxia; y

  • el cumplimiento de las propias obligaciones legales, reglamentarias, de farmacovigilancia y profesionales de nuaxia.

 

Los datos personales tratados por nuaxia en calidad de responsable del tratamiento independiente se rigen por el Aviso de Privacidad de nuaxia y las Leyes de Protección de Datos aplicables, no por las presentes Condiciones de Tratamiento de Datos.

 

El hecho de que nuaxia conserve o trate información en relación con un proyecto del Cliente no determina por sí solo si nuaxia es responsable del tratamiento o encargado del tratamiento. Cada actividad de tratamiento se evaluará según las funciones reales de las partes.

 

3. Cuando nuaxia actúa en calidad de encargado del tratamiento

 

nuaxia actúa en calidad de encargado del tratamiento o subencargado del tratamiento únicamente cuando trata datos personales por cuenta, y siguiendo las instrucciones documentadas, del Cliente o de un Cliente Final.

 

Esto puede darse, por ejemplo, cuando:

  • el Cliente facilita una lista de contactos para su uso exclusivo en el proyecto del Cliente;

  • nuaxia aloja o trata datos identificables controlados por el Cliente;

  • el Cliente facilita datos identificables para su análisis, validación o elaboración de informes;

  • nuaxia trata información del personal del Cliente o del Cliente Final para prestar un servicio específico del Cliente; o

  • una agencia designa a nuaxia como subencargado del tratamiento por cuenta de un Cliente Final.

 

Cuando nuaxia actúa en calidad de encargado del tratamiento para una actividad y en calidad de responsable del tratamiento independiente para otra, las presentes condiciones solo se aplican a la actividad de encargado del tratamiento.

 

4. Definiciones

 

En las presentes condiciones:

  • Datos Personales del Cliente significa los datos personales tratados por nuaxia en calidad de encargado del tratamiento o subencargado del tratamiento en virtud del Contrato.

  • No incluyen los datos personales respecto de los cuales nuaxia actúa en calidad de responsable del tratamiento independiente.

  • Leyes de Protección de Datos significa todas las leyes de protección de datos y privacidad aplicables al tratamiento correspondiente, incluidos el RGPD del Reino Unido, la Data Protection Act 2018 en su versión modificada, el RGPD de la UE cuando proceda y cualquier legislación que los sustituya o complemente.

  • Violación de Datos Personales significa una violación de la seguridad que ocasione la destrucción, pérdida, alteración, comunicación no autorizada de Datos Personales del Cliente, o el acceso a los mismos, de forma accidental o ilícita.

  • Subencargado del tratamiento significa otra organización designada por nuaxia para tratar los Datos Personales del Cliente.

  • Los términos responsable del tratamiento, encargado del tratamiento, datos personales, tratamiento, interesado y categorías especiales de datos tienen el significado que se les atribuye en virtud de las Leyes de Protección de Datos aplicables.

  • Los demás términos en mayúscula tienen el significado indicado en las Condiciones Marco del Cliente.

 

5. Descripción por defecto del tratamiento

 

Salvo que la Propuesta indique expresamente lo contrario, la siguiente descripción se aplica siempre que nuaxia trate Datos Personales del Cliente en calidad de encargado del tratamiento o subencargado del tratamiento.

 

5.1 Objeto

 

El objeto del tratamiento es la prestación de los Servicios descritos en la Propuesta cuando dichos Servicios impliquen Datos Personales del Cliente.

 

5.2 Duración

 

El tratamiento continuará durante:

  • la duración de los Servicios correspondientes;

  • cualquier período razonablemente necesario para completar los Servicios;

  • cualquier período de conservación acordado; y

  • el tiempo razonablemente necesario para devolver, suprimir o eliminar de forma segura los Datos Personales del Cliente de los sistemas de copia de seguridad rutinarios.

 

5.3 Naturaleza del tratamiento

 

El tratamiento puede incluir:

  • recepción y recogida;

  • registro y organización;

  • almacenamiento y acceso;

  • revisión y validación;

  • adaptación y estructuración;

  • análisis y elaboración de informes;

  • transmisión y puesta a disposición de destinatarios autorizados;

  • limitación y aseguramiento;

  • devolución; y

  • supresión o anonimización de los Datos Personales del Cliente.

 

nuaxia solo llevará a cabo aquellas operaciones de tratamiento razonablemente necesarias para prestar los Servicios y cumplir las instrucciones documentadas del Cliente.

 

5.4 Finalidad

 

La finalidad del tratamiento es prestar los Servicios descritos en la Propuesta y cumplir las instrucciones documentadas lícitas relativas a dichos Servicios.

 

5.5 Tipos de datos personales

 

Los Datos Personales del Cliente pueden incluir:

  • nombres y datos de contacto;

  • información laboral y profesional;

  • puestos, funciones, cualificaciones y afiliaciones organizativas;

  • identificadores profesionales;

  • información de encuestas, entrevistas, investigación o consultas;

  • información de cuenta, portal y uso de servicios;

  • información de correspondencia y administración de proyectos; e

  • otros datos personales facilitados por el Cliente o por su cuenta para los Servicios acordados.

 

nuaxia no tratará categorías especiales de datos ni datos relativos a condenas penales en calidad de encargado del tratamiento, salvo que dicho tratamiento se acuerde expresamente en la Propuesta o en otras instrucciones documentadas.

 

5.6 Categorías de interesados

 

Las personas afectadas pueden incluir:

  • empleados y representantes del Cliente y del Cliente Final;

  • contactos profesionales identificados o facilitados por el Cliente;

  • clientes, proveedores, asesores o contratistas del Cliente o del Cliente Final;

  • encuestados de encuestas, investigaciones o entrevistas cuya información sea facilitada o controlada por el Cliente; y

  • otras personas identificadas en los Materiales del Cliente.

 

5.7 Variaciones

 

La Propuesta u otras instrucciones escritas de proyecto acordadas pueden complementar o modificar esta descripción por defecto cuando los Servicios impliquen un tratamiento distinto o adicional.

 

Si no se registra ninguna variación, se aplica la descripción por defecto de la presente cláusula.

 

6. Responsabilidades y derechos del Cliente

 

El Cliente es responsable de garantizar que:

  • él, o el Cliente Final correspondiente, esté facultado para actuar en calidad de responsable del tratamiento de los Datos Personales del Cliente;

  • el tratamiento tenga una base jurídica;

  • se cumpla cualquier condición requerida para el tratamiento de categorías especiales de datos o de datos relativos a condenas penales;

  • se haya facilitado toda la información de privacidad requerida;

  • los Datos Personales del Cliente se hayan recogido y comunicado lícitamente;

  • sus instrucciones cumplan las Leyes de Protección de Datos;

  • los Datos Personales del Cliente sean adecuados, pertinentes y limitados a lo razonablemente necesario;

  • los Datos Personales del Cliente sean razonablemente exactos y estén actualizados; y

  • esté autorizado a emitir instrucciones por cuenta de cualquier Cliente Final.

 

El Cliente tiene derecho a:

  • emitir instrucciones documentadas lícitas relativas al tratamiento;

  • recibir información razonable que demuestre el cumplimiento por nuaxia de las presentes condiciones;

  • exigir la devolución o supresión de los Datos Personales del Cliente cuando finalicen los Servicios correspondientes; y

  • ejercer los derechos de auditoría que se establecen a continuación.

 

Cuando el Cliente actúe para un Cliente Final, el Cliente confirma que:

  • tiene autoridad para designar a nuaxia;

  • se ha obtenido cualquier aprobación necesaria para designar a nuaxia como subencargado del tratamiento;

  • está autorizado a emitir instrucciones por cuenta del Cliente Final; y

  • comunicará las instrucciones del Cliente Final de forma exacta.

 

El Cliente no debe instruir a nuaxia para que trate datos personales de una manera que incumpla las Leyes de Protección de Datos.

 

7. Instrucciones de tratamiento

 

nuaxia solo tratará los Datos Personales del Cliente:

  • siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente;

  • en la medida razonablemente necesaria para prestar los Servicios;

  • en la medida permitida por el Contrato; o

  • cuando lo exija la ley aplicable.

 

Las instrucciones documentadas pueden estar contenidas en:

  • las Condiciones Marco del Cliente;

  • las presentes Condiciones de Tratamiento de Datos;

  • la Propuesta;

  • materiales de proyecto aprobados;

  • una solicitud de cambio acordada; o

  • comunicaciones escritas de un representante autorizado del Cliente.

 

Si nuaxia estima razonablemente que una instrucción infringe las Leyes de Protección de Datos, nuaxia lo notificará al Cliente y podrá suspender el tratamiento afectado hasta que la instrucción se aclare, modifique o retire.

 

Si la ley aplicable exige que nuaxia trate los Datos Personales del Cliente de manera distinta a las instrucciones del Cliente, nuaxia informará al Cliente antes de hacerlo, salvo que la ley prohíba dicha notificación.

 

8. Confidencialidad y acceso

 

nuaxia garantizará que las personas autorizadas a tratar los Datos Personales del Cliente:

  • estén sujetas a obligaciones de confidencialidad adecuadas;

  • reciban acceso únicamente cuando sea razonablemente necesario para su función;

  • traten la información solo para los Servicios acordados y de conformidad con las instrucciones autorizadas; y

  • reciban una formación adecuada en materia de protección de datos y seguridad.

 

nuaxia retirará o modificará el acceso cuando ya no sea necesario.

 

Estas obligaciones de confidencialidad continúan después de que la persona correspondiente cese de trabajar en los Servicios.

 

9. Seguridad

 

nuaxia mantendrá medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los Datos Personales del Cliente, teniendo en cuenta:

  • la naturaleza, el alcance, el contexto y las finalidades del tratamiento;

  • el estado de la tecnología disponible;

  • los costes de aplicación; y

  • la probabilidad y gravedad de los riesgos para las personas.

 

Las medidas pueden incluir, cuando proceda:

  • requisitos de confidencialidad y formación del personal;

  • cuentas individuales y controles de acceso basados en funciones;

  • controles de contraseña y autenticación multifactor;

  • transmisión y almacenamiento seguros;

  • cifrado cuando proceda;

  • protección de sistemas, redes y terminales;

  • actualizaciones de seguridad y gestión de vulnerabilidades;

  • mecanismos de copia de seguridad y recuperación;

  • procedimientos de detección y respuesta ante incidentes;

  • separación lógica de proyectos y datos;

  • supresión y eliminación seguras; y

  • controles adecuados sobre los Subencargados del tratamiento.

 

nuaxia puede actualizar sus medidas de seguridad cuando el cambio no reduzca de manera sustancial el nivel general de protección.

El Cliente:

  • mantendrá seguras sus cuentas y credenciales;

  • restringirá el acceso al personal autorizado;

  • notificará a nuaxia sin demora cualquier acceso no autorizado sospechado;

  • utilizará los métodos seguros acordados para transmitir los Datos Personales del Cliente; y

  • cumplirá las instrucciones de seguridad razonables relativas a los Servicios.

 

10. Subencargados del tratamiento

 

El Cliente otorga a nuaxia una autorización general por escrito para designar Subencargados del tratamiento cuando sea razonablemente necesario para prestar los Servicios.

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nuaxia:

  • pondrá a disposición del Cliente, previa solicitud o a través de una lista en línea mantenida, información sobre los Subencargados del tratamiento relevantes que traten Datos Personales del Cliente;

  • dará un preaviso razonable de cualquier Subencargado del tratamiento relevante nuevo o sustituto;

  • celebrará condiciones escritas que obliguen al Subencargado del tratamiento a proporcionar garantías de protección de datos sustancialmente equivalentes a los requisitos pertinentes de las presentes condiciones; y

  • seguirá siendo responsable del cumplimiento de dichas obligaciones por el Subencargado del tratamiento en la medida exigida por las Leyes de Protección de Datos.

 

El Cliente puede oponerse a un Subencargado del tratamiento propuesto por motivos razonables relacionados específicamente con la protección de los Datos Personales del Cliente.

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El Cliente debe plantear una objeción sin demora tras recibir el preaviso y exponer sus motivos.

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Las partes colaborarán de buena fe para abordar una objeción válida. Si no hay una solución razonable disponible, cualquiera de las partes podrá resolver la parte afectada de los Servicios.

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nuaxia puede realizar un cambio urgente de Subencargado del tratamiento cuando sea razonablemente necesario para hacer frente a un incidente de seguridad, un fallo de un proveedor, un requisito legal u otro riesgo operativo relevante. nuaxia notificará al Cliente tan pronto como sea razonablemente posible.

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11. Transferencias internacionales

 

nuaxia no realizará una transferencia internacional restringida de Datos Personales del Cliente, salvo que se aplique un mecanismo de transferencia lícito o una excepción.

 

Cuando se requiera, nuaxia utilizará garantías adecuadas, que pueden incluir:

  • reglamentos o decisiones de adecuación aplicables;

  • cláusulas contractuales tipo aprobadas;

  • un acuerdo o addendum de transferencia internacional del Reino Unido aprobado;

  • normas corporativas vinculantes; o

  • otro mecanismo de transferencia lícito.

 

nuaxia exigirá a los Subencargados del tratamiento pertinentes que cumplan los requisitos aplicables en materia de transferencia internacional.

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Salvo que la Propuesta indique expresamente lo contrario, los Servicios no garantizan que la totalidad de los Datos Personales del Cliente permanecerá en un país determinado.

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12. Solicitudes de los interesados

 

Si nuaxia recibe una solicitud de un interesado relativa a los Datos Personales del Cliente, nuaxia:

  • notificará al Cliente sin dilación indebida;

  • facilitará los detalles pertinentes disponibles; y

  • no responderá de forma sustantiva, salvo instrucción del Cliente o cuando la ley lo exija.

 

El Cliente sigue siendo responsable de:

  • verificar la identidad del solicitante;

  • determinar si la solicitud es válida;

  • decidir cómo responder; y

  • cumplir el plazo legal aplicable.

 

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, nuaxia prestará asistencia razonable para permitir que el Cliente o el Cliente Final responda a la solicitud.

 

13. Asistencia para el cumplimiento

 

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de que dispone, nuaxia prestará asistencia razonable en relación con las obligaciones del Cliente relativas a:

  • la seguridad del tratamiento;

  • los derechos de los interesados;

  • las Violaciones de Datos Personales;

  • las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos;

  • las consultas con una autoridad de protección de datos; y

  • la demostración del cumplimiento de las Leyes de Protección de Datos.

 

El Cliente debe facilitar un preaviso razonable e información suficiente cuando solicite asistencia.

 

nuaxia puede cobrar Honorarios adicionales razonables cuando una solicitud:

  • sea inusualmente extensa;

  • quede fuera del alcance ordinario de los Servicios;

  • requiera un trabajo sustancial de desarrollo técnico o de recuperación; o

  • resulte de instrucciones del Cliente incompletas, inexactas o modificadas.

 

nuaxia notificará al Cliente los cargos adicionales relevantes antes de incurrir en ellos, cuando sea razonablemente posible.

 

14. Violaciones de Datos Personales

 

nuaxia notificará al Cliente sin dilación indebida tras tener conocimiento de una Violación de Datos Personales que afecte a Datos Personales del Cliente.

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En la medida en que esté disponible, nuaxia facilitará información sobre:

  • la naturaleza de la violación;

  • las categorías de Datos Personales del Cliente afectadas;

  • las categorías y el número aproximado de personas y registros afectados;

  • las consecuencias probables;

  • las medidas adoptadas o propuestas para contener, investigar y abordar la violación; y

  • un contacto adecuado para obtener más información.

 

Cuando no toda la información esté disponible de inmediato, nuaxia podrá facilitarla por fases a medida que avance la investigación.

 

nuaxia:

  • adoptará medidas razonables para contener e investigar la violación;

  • adoptará medidas razonables para mitigar los posibles efectos adversos;

  • conservará la información pertinente; y

  • prestará una cooperación razonable a las obligaciones de evaluación y notificación del Cliente.

 

El Cliente o el Cliente Final correspondiente es responsable de determinar si debe realizarse una notificación a:

  • una autoridad de protección de datos;

  • los interesados afectados;

  • otro regulador;

  • un patrocinador del proyecto; u

  • otro tercero.

 

nuaxia no realizará una notificación que identifique al Cliente o al Cliente Final, salvo:

  • por instrucción del Cliente;

  • por acuerdo entre las partes; o

  • cuando lo exija la ley.

 

Una notificación de violación no constituye un reconocimiento de responsabilidad.

 

15. Información de cumplimiento y auditorías

 

Previa solicitud razonable, nuaxia facilitará la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de las presentes condiciones.

 

Esto puede incluir:

  • información de seguridad pertinente;

  • cuestionarios de seguridad cumplimentados;

  • resúmenes de políticas;

  • información sobre los Subencargados del tratamiento;

  • informes de aseguramiento independientes disponibles; y

  • respuestas escritas razonables a preguntas sobre el cumplimiento.

 

Cuando dicha información sea razonablemente insuficiente, el Cliente podrá auditar el cumplimiento por nuaxia de las presentes condiciones.

 

Salvo que una auditoría se requiera a raíz de una violación relevante o por un regulador competente:

  • el Cliente debe facilitar un preaviso escrito razonable;

  • no podrá realizarse más de una auditoría en un período de 12 meses;

  • la auditoría debe realizarse durante el horario laboral normal;

  • debe limitarse al tratamiento cubierto por las presentes condiciones;

  • debe minimizar la perturbación de las operaciones de nuaxia; y

  • debe ser realizada por una persona debidamente cualificada sujeta a obligaciones de confidencialidad.

 

Un auditor no debe ser un competidor directo de nuaxia sin el acuerdo previo por escrito de nuaxia.

 

Una auditoría no debe exponer:

  • datos personales o información confidencial de otro cliente;

  • el código fuente de nuaxia;

  • material amparado por secreto profesional;

  • credenciales de seguridad; o

  • información detallada que crearía una vulnerabilidad de seguridad relevante.

 

El Cliente sufragará sus propios costes de auditoría y los costes razonables de nuaxia por dar soporte a una auditoría inusualmente extensa. nuaxia sufragará sus propios costes razonables cuando la auditoría identifique una violación relevante de las presentes condiciones por nuaxia.

 

Nada en la presente cláusula restringe las facultades de una autoridad de protección de datos competente.

 

16. Devolución y supresión

 

Cuando finalicen los Servicios correspondientes, nuaxia, a elección escrita del Cliente:

  • devolverá los Datos Personales del Cliente;

  • los suprimirá; o

  • devolverá una parte y suprimirá el resto,

salvo que la ley aplicable exija una conservación continuada.

 

El Cliente debe facilitar sus instrucciones de devolución o supresión dentro de los 30 días siguientes a la finalización o resolución de los Servicios correspondientes.

 

Si el Cliente no facilita instrucciones dentro de ese período, nuaxia podrá suprimir los Datos Personales del Cliente de conformidad con sus procedimientos ordinarios de conservación y supresión.

 

Los Datos Personales del Cliente contenidos en copias de seguridad seguras pueden permanecer hasta que se supriman o sobrescriban mediante el ciclo ordinario de copias de seguridad, siempre que:

  • permanezcan adecuadamente protegidos;

  • no se utilicen para otra finalidad; y

  • solo se restauren cuando sea razonablemente necesario a efectos de recuperación ante desastres, seguridad o legales.

 

La presente cláusula no obliga a nuaxia a suprimir:

  • los datos personales respecto de los cuales nuaxia actúa en calidad de responsable del tratamiento independiente;

  • la información cuya conservación exija la ley;

  • la información anonimizada de forma irreversible;

  • la información estadística que ya no identifique a una persona, un Cliente o un Cliente Final; o

  • la información que el Contrato permita por separado a nuaxia conservar.

 

17. Relación con las Condiciones Marco del Cliente

La responsabilidad derivada de las presentes Condiciones de Tratamiento de Datos se rige por las disposiciones sobre responsabilidad de las Condiciones Marco del Cliente.

 

Nada en las presentes condiciones limita la responsabilidad cuando no pueda limitarse lícitamente.

 

En caso de conflicto relativo a los Datos Personales del Cliente, se aplica el siguiente orden de prioridad:

  1. un acuerdo o instrumento imperativo de transferencia internacional;

  2. cualesquiera condiciones de tratamiento de datos expresamente firmadas por ambas partes para los Servicios correspondientes;

  3. las presentes Condiciones de Tratamiento de Datos;

  4. la Propuesta aplicable; y

  5. las Condiciones Marco del Cliente.

 

18. Duración

 

Las presentes Condiciones de Tratamiento de Datos se aplican mientras nuaxia trate Datos Personales del Cliente en calidad de encargado del tratamiento o subencargado del tratamiento en virtud del Contrato.

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Las disposiciones relativas a confidencialidad, seguridad, devolución y supresión, auditorías y responsabilidad continúan mientras nuaxia conserve los Datos Personales del Cliente correspondientes.

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